Wer mit seinem Unternehmen auf mehreren Messen im Jahr ausstellt, steht vor einer besonderen Herausforderung: Jeder Messeauftritt soll professionell wirken, die eigenen Produkte und Leistungen überzeugend präsentieren und zum jeweiligen Veranstaltungsformat passen. Gleichzeitig müssen die Kosten für Standbau, Ausstattung, Transport und Montage im Blick bleiben.
Wenn jede Messe unabhängig von den anderen geplant wird, können unnötige Ausgaben entstehen. Bauteile werden möglicherweise nur einmal eingesetzt, Änderungen müssen kurzfristig umgesetzt werden und für jede Veranstaltung beginnt die Abstimmung von Neuem. Dabei lässt sich ein Messebau-Budget häufig besser nutzen, wenn die einzelnen Messeauftritte von Anfang an gemeinsam betrachtet werden.
Wir bei Wagner Messebau empfehlen deshalb, nicht nur den nächsten Messestand im Blick zu haben, sondern auch die geplanten Veranstaltungen danach. Welche Bestandteile lassen sich mehrfach verwenden? Wo sind Anpassungen notwendig? Welche Unterschiede gibt es zwischen den Standflächen? Und welche Investitionen zahlen sich über mehrere Messeauftritte hinweg aus?
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie den Messebau für mehrere Messen planen, vorhandene Standbauteile sinnvoll einsetzen und Ihr Budget gezielter nutzen können. Sie erfahren, worauf es bei der Jahresplanung ankommt, wie Sie Umbauten und Wiederverwendung berücksichtigen und welche Fehler sich bei der Planung mehrerer Messeauftritte vermeiden lassen.
Warum sich eine gemeinsame Planung mehrerer Messeauftritte lohnt
Viele Unternehmen planen ihre Messeauftritte einzeln. Sobald eine Veranstaltung ansteht, werden Standfläche, Ausstattung, Gestaltung und Umsetzung konkretisiert. Für die nächste Messe beginnt der Prozess erneut. Das ist verständlich, wenn Termine weit auseinanderliegen oder unterschiedliche Abteilungen für die Veranstaltungen verantwortlich sind.
Wer regelmäßig auf Messen ausstellt, sollte jedoch prüfen, ob eine übergreifende Planung Vorteile bietet. Denn mehrere Messeauftritte haben häufig gemeinsame Anforderungen. Das Unternehmen präsentiert dieselben Produkte, verfolgt ähnliche Vertriebsziele oder möchte einen wiedererkennbaren Markenauftritt schaffen.
Diese Gemeinsamkeiten können bei der Planung genutzt werden. Statt für jede Veranstaltung eine vollständig neue Lösung vorzusehen, lässt sich überlegen, welche Elemente dauerhaft eingesetzt und welche Bestandteile je nach Messe angepasst werden sollen.
Wiederkehrende Anforderungen frühzeitig erkennen
Wenn Sie Ihre Messeplanung für das gesamte Jahr betrachten, erkennen Sie häufig Gemeinsamkeiten zwischen den Veranstaltungen. Vielleicht benötigen Sie bei mehreren Messen eine Produktpräsentation, einen Bereich für Beratungsgespräche oder eine klar erkennbare Fläche für Ihre Marke.
Solche wiederkehrenden Anforderungen können die Grundlage für eine Standlösung bilden, die bei verschiedenen Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Dabei muss nicht jede Messe exakt gleich aussehen. Entscheidend ist, dass geeignete Grundelemente wiederverwendet werden können und sich die Standlösung an die jeweilige Situation anpassen lässt.
Einzelentscheidungen durch eine langfristige Perspektive ersetzen
Bei einer kurzfristigen Planung steht häufig die Frage im Vordergrund, was für die nächste Messe benötigt wird. Bei einer übergreifenden Planung kommt eine weitere Frage hinzu: Welche Auswirkungen hat diese Entscheidung auf die folgenden Veranstaltungen?
Ein zusätzliches Standbauteil kann beispielsweise nicht nur für einen einzelnen Messeauftritt interessant sein. Wenn es bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden kann, sollte seine Anschaffung auch unter diesem Gesichtspunkt beurteilt werden.
Umgekehrt ist nicht jede Erweiterung sinnvoll, nur weil sie mehrfach verwendet werden könnte. Sie muss zu den tatsächlichen Anforderungen passen und sollte im Verhältnis zu den Kosten einen nachvollziehbaren Nutzen bieten.
Das Messebudget als Jahresbudget betrachten
Wer mehrere Messen besucht, sollte die verfügbaren Mittel möglichst nicht ausschließlich auf einzelne Veranstaltungen verteilen. Sinnvoller kann es sein, ein Gesamtbudget für den Messebau festzulegen und dieses anschließend auf die geplanten Auftritte aufzuteilen.
So lässt sich besser beurteilen, welche Messe besondere Anforderungen mit sich bringt, wo vorhandene Komponenten eingesetzt werden können und bei welchen Veranstaltungen zusätzliche Investitionen notwendig sind.
Wichtig ist dabei die Trennung zwischen dem Budget für den Messestand und den gesamten Messekosten. Standbau, Ausstattung, Transport und vereinbarte Montageleistungen sind nur ein Teil der Ausgaben, die bei einer Messebeteiligung entstehen können. Auch Standmiete, Personal, Reise, Übernachtung und weitere veranstaltungsbezogene Kosten sollten separat berücksichtigt werden.
Der erste Schritt: Alle geplanten Messen übersichtlich erfassen
Bevor Sie über neue Standbauteile, Umbauten oder Wiederverwendung entscheiden, sollten Sie einen Überblick über Ihre geplanten Messeauftritte schaffen. Diese Übersicht bildet die Grundlage für eine realistische Budgetplanung.
Erfassen Sie möglichst alle Veranstaltungen, bei denen Ihr Unternehmen ausstellen möchte. Dazu gehören große Leitmessen ebenso wie kleinere Fachveranstaltungen, regionale Messen oder branchenspezifische Events.
Diese Angaben gehören in Ihre Messeübersicht
- Veranstaltung und Termin: Wann und wo findet die Messe statt?
- Standfläche: Welche Größe und welcher Zuschnitt sind vorgesehen?
- Messeziel: Stehen Produktpräsentation, Neukundengewinnung, Bestandskundenpflege oder andere Ziele im Vordergrund?
- Präsentationsbedarf: Welche Produkte, Leistungen oder Themen sollen gezeigt werden?
- Besonderheiten: Gibt es spezielle Anforderungen an die Standgestaltung oder die Nutzung der Fläche?
- Vorhandene Ausstattung: Welche Standbauteile und Komponenten können möglicherweise erneut eingesetzt werden?
- Geplanter Leistungsumfang: Welche Leistungen werden für die jeweilige Veranstaltung benötigt?
- Budget: Welcher finanzielle Rahmen steht für den Messebau zur Verfügung?
Mit dieser Übersicht erkennen Sie schneller, welche Veranstaltungen sich miteinander vergleichen lassen und wo unterschiedliche Lösungen erforderlich sind. Sie müssen nicht sofort jedes Detail festlegen. Es reicht zunächst, die wichtigsten Anforderungen und bekannten Rahmenbedingungen zu erfassen.
Standflächen und Anforderungen miteinander vergleichen
Ein Messestand, der auf einer größeren Fläche gut funktioniert, lässt sich nicht automatisch unverändert auf einer kleineren Standfläche einsetzen. Auch der Zuschnitt der Fläche, die Lage der offenen Seiten und die Anforderungen an die Präsentation können sich unterscheiden.
Vergleichen Sie deshalb die geplanten Standflächen und prüfen Sie, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede bestehen. Vielleicht können bestimmte Komponenten bei mehreren Veranstaltungen unverändert verwendet werden, während andere Bereiche flexibel gestaltet werden müssen.
Diese Prüfung hilft dabei, frühzeitig zu erkennen, ob eine einheitliche Grundlösung sinnvoll ist oder ob unterschiedliche Varianten benötigt werden.
Messestand mehrfach nutzen: Welche Komponenten sich wiederverwenden lassen
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, das Messebau-Budget besser zu nutzen, ist die wiederholte Verwendung geeigneter Standbauteile. Wenn Komponenten bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden können, muss nicht für jeden Messeauftritt eine vollständig neue Ausstattung beschafft oder gefertigt werden.
Welche Bestandteile sich dafür eignen, hängt von der vorhandenen Konstruktion, ihrem Zustand und den Anforderungen der kommenden Veranstaltungen ab. Eine Prüfung im Einzelfall ist deshalb unerlässlich.
Grundelemente des Messestands
Bestimmte Konstruktionselemente können bei mehreren Messeauftritten eine gemeinsame Grundlage bilden. Voraussetzung ist, dass ihre Abmessungen, ihre Ausführung und ihre Einsatzmöglichkeiten zu den jeweiligen Standflächen passen.
Wenn die vorhandenen Elemente weiterhin geeignet sind, kann ihre Wiederverwendung dazu beitragen, zusätzliche Beschaffungskosten zu vermeiden. Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob Anpassungen erforderlich sind und welcher Aufwand dafür entsteht.
Präsentations- und Funktionselemente
Auch Präsentationsbereiche, Ablagen, Thekenelemente oder andere Bestandteile können möglicherweise mehrfach genutzt werden. Entscheidend ist, ob sie den Anforderungen der jeweiligen Messe entsprechen und sich sinnvoll in die Standlösung integrieren lassen.
Wenn bei jeder Veranstaltung andere Produkte im Mittelpunkt stehen, muss möglicherweise nicht die gesamte Ausstattung verändert werden. Oft genügt es, die Anordnung oder einzelne Bereiche anzupassen. Ob das bei Ihrem bestehenden Messestand möglich ist, hängt von seiner Konstruktion und den geplanten Einsätzen ab.
Grafiken und markenbezogene Elemente
Bei mehreren Messeauftritten sollten Sie auch die Gestaltungselemente betrachten. Unternehmenslogo, Farben und wiederkehrende Markenbotschaften können über verschiedene Veranstaltungen hinweg für einen konsistenten Auftritt sorgen.
Produktbezogene Inhalte, Aktionsbotschaften oder Veranstaltungsinformationen können dagegen von Messe zu Messe wechseln. Deshalb ist es sinnvoll, zwischen dauerhaft nutzbaren Elementen und Inhalten zu unterscheiden, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Ob bestehende Grafiken weiterverwendet, angepasst oder ersetzt werden können, hängt unter anderem von ihrem Zustand, den Abmessungen und dem gewünschten Erscheinungsbild ab. Solche Positionen sollten deshalb frühzeitig in die Planung einbezogen werden.
Vorhandene Komponenten vor einer erneuten Verwendung prüfen
Wiederverwendung ist nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung. Vorhandene Bauteile müssen für den geplanten Einsatz geeignet sein. Wenn sie beschädigt sind, nicht mehr passen oder umfangreiche Anpassungen benötigen, können zusätzliche Kosten entstehen.
Wir empfehlen deshalb, die vorhandenen Komponenten nicht nur anhand ihres Anschaffungswerts zu beurteilen. Wichtig ist, ob sie sich in der Praxis sinnvoll einsetzen lassen und welcher Aufwand für die Vorbereitung des nächsten Messeauftritts erforderlich ist.
Modularer Messestand oder individuelle Standlösung?
Wenn Sie mehrere Messen pro Jahr planen, stellt sich häufig die Frage, wie flexibel Ihr Messestand aufgebaut sein sollte. Eine modulare Lösung kann Vorteile bieten, wenn unterschiedliche Standflächen oder wiederkehrende Einsatzszenarien berücksichtigt werden müssen. Eine individuelle Standlösung kann dagegen sinnvoll sein, wenn bestimmte Anforderungen eine maßgeschneiderte Konstruktion erfordern.
Welche Variante besser geeignet ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind die Anzahl der geplanten Veranstaltungen, die Unterschiede zwischen den Standflächen, die gewünschten Präsentationsmöglichkeiten und das verfügbare Budget.
Wann eine modulare Lösung sinnvoll sein kann
Eine modulare Standlösung basiert auf Komponenten, die je nach Bedarf unterschiedlich kombiniert werden können. Dadurch kann es möglich sein, einen Messestand an verschiedene Flächengrößen oder Präsentationsanforderungen anzupassen.
Das kann besonders interessant sein, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig auf Veranstaltungen mit ähnlichen Anforderungen ausstellt, die Standflächen aber nicht immer identisch sind.
Allerdings bedeutet Modularität nicht, dass jede Kombination ohne Anpassungen möglich ist. Die einzelnen Komponenten müssen zur vorgesehenen Konstruktion passen und für den jeweiligen Einsatz geeignet sein. Deshalb sollte die Flexibilität bereits bei der Planung realistisch beurteilt werden.
Wann eine individuelle Standlösung sinnvoller sein kann
Wenn einzelne Messen besondere Anforderungen an die Präsentation, die Konstruktion oder die Nutzung der Fläche stellen, kann eine individuelle Lösung sinnvoll sein. Sie ermöglicht es, den Messestand auf die konkrete Veranstaltung und die jeweiligen Ziele abzustimmen.
Auch bei einer individuellen Standlösung können vorhandene Komponenten unter Umständen weiterverwendet werden. Entscheidend ist, welche Bestandteile sich für weitere Einsätze eignen und ob sich die gewünschte Flexibilität wirtschaftlich umsetzen lässt.
Die richtige Lösung anhand des gesamten Messeplans auswählen
Bei der Entscheidung sollten Sie nicht nur die nächste Messe betrachten. Prüfen Sie vielmehr, welche Anforderungen sich aus allen geplanten Veranstaltungen ergeben.
Wenn mehrere Messen ähnliche Voraussetzungen bieten, kann eine gemeinsame Grundlösung Vorteile haben. Wenn die Anforderungen stark voneinander abweichen, kann es sinnvoller sein, einzelne Veranstaltungen gezielt zu planen und nur ausgewählte Komponenten wiederzuverwenden.
Wichtig ist, dass die Standlösung zu Ihrem tatsächlichen Messeprogramm passt. Eine besonders flexible Konstruktion ist nicht automatisch wirtschaftlicher, wenn die zusätzlichen Möglichkeiten kaum genutzt werden.
Das Messebau-Budget auf mehrere Veranstaltungen verteilen
Wenn Sie mehrere Messeauftritte planen, sollten Sie festlegen, welcher finanzielle Rahmen für den Messebau insgesamt zur Verfügung steht. Anschließend können Sie das Budget auf die einzelnen Veranstaltungen verteilen und berücksichtigen, wo zusätzliche Investitionen notwendig sind.
Dabei geht es nicht darum, jede Messe mit dem gleichen Betrag auszustatten. Vielmehr sollten die jeweiligen Anforderungen und die Bedeutung der Veranstaltung für Ihr Unternehmen berücksichtigt werden.
Zwischen einmaligen Investitionen und wiederkehrenden Kosten unterscheiden
Bei der Budgetplanung ist es hilfreich, einmalige Ausgaben von wiederkehrenden Kosten zu unterscheiden. Eine neue Standkomponente kann beispielsweise bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden. Transport, Montage oder andere vereinbarte Leistungen können dagegen bei jedem Einsatz erneut anfallen.
Die genaue Zuordnung hängt von der jeweiligen Standlösung und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Dennoch bietet diese Unterscheidung eine wichtige Grundlage, um die Gesamtkosten über mehrere Veranstaltungen hinweg besser einzuschätzen.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung außerdem mögliche Anpassungen, Reparaturen oder den Ersatz von Komponenten, sofern solche Arbeiten absehbar sind.
Unterschiedliche Prioritäten für unterschiedliche Messen setzen
Nicht jede Messe erfüllt dieselbe Aufgabe. Bei einer wichtigen Branchenveranstaltung kann die Produktpräsentation besonders umfangreich ausfallen, während bei einer kleineren Fachmesse andere Schwerpunkte im Vordergrund stehen.
Wenn Sie die Anforderungen jeder Veranstaltung kennen, können Sie Ihr Budget gezielter einsetzen. So lässt sich prüfen, welche Ausstattung tatsächlich erforderlich ist und wo vorhandene Komponenten ausreichen.
Die Priorisierung sollte sich an den Messezielen orientieren und nicht allein an der Größe der Standfläche. Eine kleinere Veranstaltung kann für Ihr Unternehmen ebenfalls eine hohe Bedeutung haben.
Einen finanziellen Spielraum für Veränderungen vorsehen
Auch bei sorgfältiger Planung können sich Anforderungen verändern. Vielleicht kommt eine weitere Veranstaltung hinzu, eine Standfläche wird angepasst oder es werden zusätzliche Präsentationselemente benötigt.
Deshalb sollte die Budgetplanung nicht so knapp angesetzt werden, dass jede Veränderung sofort zu einem grundlegenden Problem führt. Ein angemessener finanzieller Spielraum hilft dabei, auf notwendige Anpassungen reagieren zu können.
Wie groß dieser Spielraum sein sollte, hängt von Ihrem Messeprogramm und den bekannten Anforderungen ab. Eine pauschale Reserve für alle Unternehmen gibt es nicht. Entscheidend ist, die wesentlichen Unsicherheiten möglichst früh zu erkennen und bei der Planung zu berücksichtigen.
Beispielrechnung: Messebau-Budget über mehrere Messen vergleichen
Wie sich eine übergreifende Planung auf die Kostenbetrachtung auswirken kann, lässt sich anhand eines vereinfachten Beispiels zeigen. Die folgenden Beträge sind frei gewählte, fiktive Beispielwerte und keine Preisangaben von Wagner Messebau. Sie dienen ausschließlich dazu, die Vorgehensweise zu erläutern.
Ein Unternehmen plant drei Messeauftritte innerhalb eines Jahres. Es möchte entscheiden, ob für jede Veranstaltung eine eigene Standlösung vorgesehen werden soll oder ob sich geeignete Komponenten mehrfach einsetzen lassen.
Variante A: Drei Messeauftritte separat planen
Für das Beispiel nimmt das Unternehmen an, dass jede der drei Standlösungen jeweils 10.000 Euro kostet. Damit ergibt sich folgende vereinfachte Rechnung:
- Erster Messeauftritt: 10.000 Euro.
- Zweiter Messeauftritt: 10.000 Euro.
- Dritter Messeauftritt: 10.000 Euro.
- Gesamtsumme im Beispiel: 30.000 Euro.
Die Rechnung unterstellt, dass die Standlösungen jeweils separat beschafft oder umgesetzt werden. Sie berücksichtigt keine möglichen Unterschiede zwischen den Veranstaltungen und dient daher nur als vereinfachter Ausgangspunkt.
Variante B: Eine Grundlösung mehrfach einsetzen
Alternativ geht das Unternehmen im Beispiel von einer Grundlösung für 16.000 Euro aus. Für die beiden weiteren Messeauftritte werden zusätzliche Anpassungen mit jeweils 2.000 Euro angesetzt.
- Grundlösung: 16.000 Euro.
- Anpassung für den zweiten Messeauftritt: 2.000 Euro.
- Anpassung für den dritten Messeauftritt: 2.000 Euro.
- Gesamtsumme im Beispiel: 20.000 Euro.
Unter diesen vereinfachten Annahmen lägen die Gesamtkosten um 10.000 Euro niedriger als bei der separaten Betrachtung der drei Standlösungen.
Das Beispiel zeigt jedoch nicht, dass die zweite Variante grundsätzlich günstiger ist. In der Praxis müssen unter anderem die tatsächliche Wiederverwendbarkeit, notwendige Umbauten, Transport, Montage, mögliche Lagerkosten und weitere projektspezifische Leistungen berücksichtigt werden.
Warum der Vergleich über alle geplanten Messen entscheidend ist
Eine Grundlösung mit wiederverwendbaren Komponenten kann wirtschaftlich interessant sein, wenn sie für mehrere Veranstaltungen geeignet ist und die erforderlichen Anpassungen überschaubar bleiben.
Wenn dagegen jede Messe eine völlig andere Konstruktion benötigt, kann der Vorteil geringer ausfallen. Auch zusätzliche Umbauten oder eine aufwendige Vorbereitung können die Gesamtkosten erhöhen.
Deshalb sollten Sie nicht allein die Kosten für den ersten Messeauftritt vergleichen. Entscheidend ist, welche Ausgaben über alle geplanten Veranstaltungen hinweg entstehen und welche Leistungen in den jeweiligen Beträgen enthalten sind.
Transport, Montage und Zeitplanung nicht vergessen
Bei mehreren Messeauftritten konzentriert sich die Budgetplanung häufig auf die Standkonstruktion. Dabei können auch die Abläufe zwischen den Veranstaltungen einen erheblichen Einfluss auf die Organisation und die Gesamtkosten haben.
Wenn Komponenten mehrfach eingesetzt werden, müssen sie rechtzeitig für den nächsten Termin verfügbar sein. Gleichzeitig müssen die jeweiligen Zeitfenster für Anlieferung, Aufbau und gegebenenfalls Abbau berücksichtigt werden.
Die Reihenfolge der Veranstaltungen berücksichtigen
Erstellen Sie einen Kalender mit allen geplanten Messeauftritten. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Veranstaltungstage, sondern auch die vorgesehenen Auf- und Abbauzeiten sowie die Zeit, die für notwendige Anpassungen benötigt wird.
Wenn zwei Messen zeitlich nah beieinanderliegen, kann der Wechsel zwischen den Veranstaltungen anspruchsvoller werden. Das gilt insbesondere dann, wenn Standbauteile verändert, ergänzt oder für den nächsten Einsatz vorbereitet werden müssen.
Je früher diese Zusammenhänge sichtbar werden, desto besser lassen sich die Abläufe abstimmen.
Wiederverwendung mit dem Zeitplan abstimmen
Eine Komponente kann für mehrere Messeauftritte geeignet sein und trotzdem nicht ohne Weiteres bei jeder Veranstaltung eingesetzt werden. Sie muss rechtzeitig verfügbar sein, in einem geeigneten Zustand bleiben und gegebenenfalls an die nächste Standfläche angepasst werden.
Deshalb sollten Sie bei der Planung nicht nur erfassen, welche Teile wiederverwendet werden können, sondern auch, wann sie benötigt werden und welche Arbeiten zwischen den Veranstaltungen erforderlich sind.
Transport, Montage und Demontage sollten dabei entsprechend dem tatsächlichen Projektumfang berücksichtigt und rechtzeitig abgestimmt werden.
Zusatzkosten durch kurzfristige Änderungen vermeiden
Wenn Informationen zu Standflächen, Ausstattung oder gewünschten Änderungen erst spät vorliegen, kann das die Vorbereitung erschweren. Möglicherweise müssen bereits abgestimmte Abläufe geändert oder zusätzliche Arbeiten kurzfristig organisiert werden.
Eine gemeinsame Planung aller bekannten Messeauftritte schafft mehr Übersicht. Sie hilft dabei, notwendige Anpassungen frühzeitig zu erkennen und die einzelnen Arbeitsschritte besser aufeinander abzustimmen.
Typische Fehler bei der Planung mehrerer Messeauftritte
Wer mehrere Messen organisiert, muss unterschiedliche Anforderungen, Termine und Budgets miteinander verbinden. Einige Planungsfehler lassen sich vermeiden, wenn die wesentlichen Entscheidungen frühzeitig getroffen werden.
Jede Messe isoliert betrachten
Wenn jede Veranstaltung unabhängig geplant wird, bleiben mögliche Gemeinsamkeiten häufig ungenutzt. Vorhandene Komponenten werden möglicherweise nicht berücksichtigt oder neue Bauteile angeschafft, obwohl geeignete Bestandteile bereits verfügbar sind.
Eine Übersicht über alle geplanten Messen hilft dabei, gemeinsame Anforderungen zu erkennen und die Standlösung übergreifend zu betrachten.
Wiederverwendung automatisch mit Kosteneinsparung gleichsetzen
Vorhandene Standbauteile weiterzuverwenden, kann wirtschaftlich sinnvoll sein. Es ist aber nicht in jedem Fall die günstigste Lösung. Wenn umfangreiche Anpassungen erforderlich sind oder die Komponenten nicht mehr zu den Anforderungen passen, können zusätzliche Kosten entstehen.
Vergleichen Sie deshalb die Kosten der Weiterverwendung mit den Alternativen. Berücksichtigen Sie dabei alle relevanten Arbeitsschritte und nicht nur den Wert der bereits vorhandenen Ausstattung.
Die Standfläche bei der Planung unterschätzen
Eine bestehende Standlösung lässt sich nicht automatisch auf jede Fläche übertragen. Unterschiedliche Abmessungen, Zuschnitte und Rahmenbedingungen können Anpassungen erforderlich machen.
Prüfen Sie deshalb frühzeitig, ob die vorgesehene Konstruktion zu den Standflächen aller geplanten Veranstaltungen passt und welche Veränderungen notwendig sein könnten.
Nur die Anschaffungskosten vergleichen
Eine Lösung mit niedrigeren Anschaffungskosten ist nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste Variante über mehrere Messeauftritte hinweg. Auch Anpassungen, wiederkehrende Leistungen und der Aufwand zwischen den Veranstaltungen sollten berücksichtigt werden.
Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten für den geplanten Nutzungszeitraum. Nur so lässt sich beurteilen, welche Variante für Ihr Messeprogramm sinnvoll ist.
Zu spät mit der Planung beginnen
Je näher der Messetermin rückt, desto weniger Zeit bleibt häufig für die Prüfung vorhandener Komponenten, die Abstimmung von Änderungen und die Organisation der erforderlichen Arbeiten.
Beginnen Sie deshalb möglichst früh mit der Jahresplanung. Auch wenn noch nicht jede Standfläche endgültig feststeht, können Sie bereits bekannte Termine, wiederkehrende Anforderungen und vorhandene Standbauteile erfassen.
Checkliste: So planen Sie Ihren Messebau für das gesamte Jahr
Mit der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob die wichtigsten Punkte für Ihre Messeplanung berücksichtigt sind.
- Alle geplanten Messeauftritte und Termine sind erfasst.
- Die bekannten Standflächen und ihre Abmessungen sind dokumentiert.
- Die Ziele und Anforderungen jeder Veranstaltung sind beschrieben.
- Vorhandene Standbauteile sind erfasst und auf ihre weitere Eignung zu prüfen.
- Gemeinsam nutzbare Komponenten wurden identifiziert.
- Notwendige Umbauten und Ergänzungen sind möglichst früh eingeplant.
- Einzelne Veranstaltungen wurden nach ihren Anforderungen und Prioritäten bewertet.
- Das Gesamtbudget für den Messebau wurde festgelegt.
- Wiederkehrende Kosten und einmalige Investitionen werden getrennt betrachtet.
- Transport, Montage und Demontage sind entsprechend dem Leistungsumfang berücksichtigt.
- Die Zeit zwischen aufeinanderfolgenden Veranstaltungen wurde geprüft.
- Der Leistungsumfang für die benötigten Arbeiten ist klar beschrieben.
- Die Kosten für Wiederverwendung und alternative Lösungen wurden verglichen.
- Ein angemessener finanzieller Spielraum für mögliche Änderungen ist vorgesehen.
Sie müssen nicht alle Punkte bereits zu Beginn abschließend beantworten. Wichtig ist, dass die wesentlichen Fragen rechtzeitig auf den Tisch kommen und bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.
Wie Wagner Messebau Sie bei der Planung mehrerer Messeauftritte unterstützen kann
Wenn mehrere Messeauftritte geplant sind, kommt es darauf an, die Anforderungen der einzelnen Veranstaltungen mit einer wirtschaftlich sinnvollen Umsetzung zu verbinden. Dazu gehört auch die Frage, welche vorhandenen Komponenten weiterverwendet werden können und bei welchen Bereichen Anpassungen oder neue Bauteile notwendig sind.
Wir bei Wagner Messebau setzen auf eine persönliche Abstimmung und eine praktische, handwerklich orientierte Herangehensweise. Gemeinsam mit Ihnen lässt sich klären, welche Anforderungen Ihr Messeprogramm mit sich bringt und welcher Leistungsumfang für die geplanten Standbauarbeiten benötigt wird.
Für eine erste Einschätzung helfen uns insbesondere Informationen zu den geplanten Veranstaltungen, den Standflächen, Ihrem vorhandenen Messestand und den gewünschten Veränderungen. Wenn bereits Pläne, Maße oder Fotos vorhanden sind, können diese die Abstimmung erleichtern.
Auf dieser Grundlage lässt sich besprechen, welche Komponenten für weitere Messeauftritte infrage kommen, welche Anpassungen erforderlich sein könnten und welche Leistungen für die Umsetzung berücksichtigt werden müssen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer von den konkreten Anforderungen und den vorhandenen Möglichkeiten ab.
Planen Sie Ihre nächsten Messeauftritte mit einem klaren Blick auf das Budget
Wenn Sie mehrere Messen im Jahr besuchen, sollten Sie den Messebau nicht nur von Veranstaltung zu Veranstaltung betrachten. Eine übergreifende Planung schafft einen besseren Überblick über die Anforderungen, hilft bei der Budgetverteilung und macht sichtbar, welche Standbauteile möglicherweise mehrfach eingesetzt werden können.
Entscheidend ist, die geplanten Veranstaltungen frühzeitig zu erfassen, die vorhandene Ausstattung realistisch zu bewerten und die Kosten über alle Einsätze hinweg zu vergleichen. So können Sie gezielter entscheiden, wo eine Wiederverwendung sinnvoll ist, welche Anpassungen notwendig sind und wann eine andere Standlösung besser zu Ihren Anforderungen passt.
Sie planen mehrere Messeauftritte und möchten Ihren Messebau besser aufeinander abstimmen? Dann sprechen Sie mit uns über Ihre kommenden Veranstaltungen. Beschreiben Sie uns, welche Messen Sie besuchen, welche Standflächen vorgesehen sind und ob Sie bereits einen Messestand oder einzelne Komponenten besitzen, die weiterverwendet werden sollen.
Nehmen Sie Kontakt zu Wagner Messebau auf. Wir besprechen mit Ihnen die Anforderungen Ihrer geplanten Messeauftritte und klären gemeinsam, welche Möglichkeiten sich für eine sinnvolle Umsetzung bieten.
Wagner Messebau
Messebau, wie es sein soll.
Persönlich betreut. Handwerklich gemacht. Vernünftig gelöst.